Bien migrer vers SharePoint Online

Qu'est ce que SharePoint ?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents en ligne qui permet aux organisations de stocker, organiser et partager des informations avec d’autres. Il peut être utilisé à diverses fins, notamment pour les portails intranet, la gestion de documents et la gestion de contenu d’entreprise.

SharePoint offre des fonctionnalités telles que des sites d’équipe, des listes et des bibliothèques.

De plus, SharePoint offre une plateforme pour développer des applications personnalisées et intégrer d’autres produits et services Microsoft.

Migrer vers SharePoint Online

La migration de données vers SharePoint Online peut être simplifiée grâce à l’utilisation de l’outil de migration de Microsoft.

Voici un guide détaillé pour vous aider à naviguer dans ce processus avec cet outil : 

Étape 1 : Préparation

Etudier les avantages de SharePoint

  • Coédition en Temps Réel
  • Partage de Documents
  • Contrôle de Version
  • Flux de Travail de Document
  • Permissions Granulaires
  • Conformité Réglementaire (HDS)
  • Intégration avec Office 365
  • Intégration avec la Power Platform
  • Accès depuis le Mobile
  • Synchronisation Hors Ligne
  • Web Parts pour la personnalisation
  • Sites d’Équipe et de Communication
  • Automatisation des Tâches
  • Recherche Puissante
  • Bibliothèques de Documents
  • Listes et Bases de Données

Etudier les Limites de SharePoint

  • Taille totale du stockage par tenant
    La taille de stockage de base est de 1 To, plus 10 Go supplémentaires par licence utilisateur.

    Solution : Achat de stockage supplémentaire : Prix au 30/05/2024 : 0.19 euros par Go

  • Taille maximale d'une collection de sites
    25 To
  • Nombre maximal de collections de sites
    2 millions par tenant
  • Taille maximale d'un fichier téléchargé
    250 Go
  • Nombre maximal d'éléments par liste
    30 millions

    Attention, au-delà de 300 000 éléments, les performances sont dégradées.

  • Nombre maximal de colonnes par liste
    276 colonnes
  • Limite de vue de liste
    5 000 éléments

    Il s’agit d’une limite technique qui peut être contournée en utilisant l’indexation, les vues filtrées et d’autres techniques d’optimisation.

  • Nombre maximal de colonnes par type de contenu
    276 colonnes
  • Nombre maximal de choix par colonne de choix
    255 choix
  • Nombre maximal de niveaux de métadonnées gérées hiérarchiques
    10 niveaux
  • Seuil de performances
    2 000 opérations par seconde par collection de sites
  • Limite de transfert
    20 000 éléments par minute pour les opérations de migration
  • Nombre maximal de flux de travail par liste
    50 flux de travail
  • Nombre maximal d'applications installées par site
    2 000 applications

Évaluer vos données

Réalisez un audit complet de vos données actuelles. Identifiez ce qui doit être migré, ce qui peut être archivé, et ce qui doit être supprimé.

Planification de la migration

Développez un plan de migration détaillé, y compris un calendrier, l’allocation des ressources, et la définition des rôles et des responsabilités.

Étape 2 : Configuration préalable

Configurer votre environnement SharePoint Online

Avant de commencer la migration, assurez vous que votre environnement SharePoint Online est configuré correctement, y compris la création de collections de sites, la configuration des permissions, et l’organisation des bibliothèques de documents.

Installer l'outil de migration de Microsoft

Téléchargez et installez l’outil de migration de Microsoft sur un ordinateur qui a accès aux données que vous souhaitez migrer.

Accéder aux outils et permissions nécessaires

Assurez vous que vous avez les permissions d’administrateur nécessaires pour effectuer la migration.

Étape 3 : Utilisation de l'outil de migration de Microsoft

Analyser vos données

Utilisez l’outil pour analyser vos données. Cela vous aidera à identifier les problèmes potentiels avant de commencer la migration.

Préparer les données pour la migration

Suivant les résultats de l’analyse, préparez vos données pour la migration. Cela peut inclure la restructuration de dossiers, la conversion de fichiers, ou la réduction de la taille des fichiers.

Configurer la migration

Utilisez l’outil pour configurer votre tâche de migration. Cela inclut la sélection des données source, la destination dans SharePoint Online, et les paramètres spécifiques de migration.

Étape 4 : Exécution de la migration

Démarrer la migration

Lancez la migration via l’outil de migration de Microsoft. Vous pouvez planifier la migration pour s’exécuter pendant les heures creuses afin de minimiser l’impact sur les opérations commerciales.

Surveiller la migration

Utilisez l’outil pour surveiller le progrès de la migration. L’outil fournit des rapports détaillés qui peuvent vous aider à identifier et résoudre les problèmes en cours de route.

Validation post-migration

Après la migration, vérifiez que toutes les données ont été correctement transférées et que les applications fonctionnent comme prévu.

Effectuez des tests pour s’assurer que les données sont accessibles et utilisables.

Étape 5 : Post-migration

Finalisation de la configuration

Après la migration, vous devrez peut-être finaliser la configuration de votre environnement SharePoint Online, y compris les ajustements des permissions et des paramètres de partage.

Formation des utilisateurs

Formez vos utilisateurs sur la manière d’utiliser SharePoint Online et les nouvelles procédures de travail.

Maintenance et support

Prévoyez un plan pour la maintenance continue et le support de votre environnement SharePoint Online. Cela inclut les mises à jour régulières, la surveillance des performances, et le support utilisateur.

Étape 6 : Rapports de Migration

Générez les rapports de migration, afin de conserver une trace de l’ensemble des éléments migrés.
Ces rapports très détaillés vous permettront de prouver que vos données ont bien été migrées.

Ressources et support

  • Documentation officielle : Consultez la documentation officielle de Microsoft pour l’outil de migration pour des informations détaillées, des guides et des meilleures pratiques.
  • Support Microsoft : En cas de problèmes, n’hésitez pas à contacter le support Microsoft pour obtenir de l’aide.