Les pièges courants lors de la mise en place d'une infogérance

L’infogérance, ou l’externalisation de la gestion des systèmes informatiques à un prestataire externe, est une stratégie adoptée par de nombreuses entreprises pour optimiser leurs opérations et se concentrer sur leur cœur de métier.

Cependant, la mise en place d’une infogérance n’est pas sans risques. De nombreux pièges peuvent compromettre l’efficacité de cette démarche, entraîner des coûts supplémentaires, ou même nuire à la sécurité des données de l’entreprise.

Dans cet article, nous explorerons les pièges les plus courants lors de la mise en place d’une infogérance et fournirons des conseils pour les éviter.

L’un des premiers et plus graves pièges est de choisir un prestataire d’infogérance sans effectuer une évaluation rigoureuse. Le choix du bon partenaire est crucial pour le succès de l’infogérance, mais trop souvent, les entreprises se précipitent et sélectionnent un prestataire uniquement en fonction du prix ou de la notoriété.

a. Absence de vérification des références et de l’expérience

Certaines entreprises ne prennent pas le temps de vérifier les références du prestataire ou d’évaluer son expérience dans leur secteur d’activité. Cela peut conduire à des collaborations avec des prestataires qui ne sont pas bien adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Solution : Menez une évaluation approfondie des candidats, en vérifiant leurs références, leur expérience, et leur expertise technique. Demandez des études de cas ou des témoignages de clients pour évaluer leur capacité à répondre à vos besoins.

b. Négliger la compatibilité culturelle

Un autre aspect souvent négligé est la compatibilité culturelle entre l’entreprise et le prestataire. Des différences culturelles importantes peuvent mener à des incompréhensions, une mauvaise communication, et des conflits potentiels.

Solution : Lors de la sélection du prestataire, assurez-vous que ses valeurs, sa culture d’entreprise, et ses méthodes de travail sont compatibles avec les vôtres. Organisez des réunions entre vos équipes pour évaluer cette compatibilité avant de signer un contrat.

Un autre piège fréquent réside dans la rédaction d’un contrat d’infogérance flou ou incomplet. Un contrat mal défini peut entraîner des malentendus sur les responsabilités, les niveaux de service attendus, et les coûts associés.

a. SLA mal définis

Les accords de niveau de service (SLA) sont essentiels pour définir les attentes en matière de performance. Cependant, ils sont souvent trop vagues ou ne couvrent pas suffisamment de scénarios, ce qui peut entraîner des déceptions et des litiges.

Solution : Rédigez des SLA précis et détaillés qui couvrent tous les aspects critiques, tels que les temps de réponse, les temps de résolution, la disponibilité des services, et les pénalités en cas de non-respect. Impliquez vos équipes techniques et juridiques pour vous assurer que rien n’est laissé au hasard.

b. Absence de clauses de révision et de sortie

Les contrats d’infogérance sans clauses de révision régulière ou sans conditions claires de résiliation peuvent piéger l’entreprise dans une relation insatisfaisante.

Solution : Incluez des clauses qui permettent de réviser les conditions du contrat à intervalles réguliers et qui précisent les modalités de résiliation anticipée si le prestataire ne répond pas aux attentes.

De nombreuses entreprises sous-estiment les coûts réels de l’infogérance. Outre les coûts directs, il existe souvent des coûts cachés qui ne sont pas immédiatement apparents.

a. Frais d’intégration et de transition

Les coûts liés à la migration des systèmes vers le prestataire d’infogérance, à l’intégration des nouvelles technologies, et à la formation des équipes sont souvent sous-estimés.

Solution : Évaluez soigneusement les coûts de transition, y compris la migration des données, la compatibilité des systèmes, et les besoins de formation. Intégrez ces coûts dans votre budget initial pour éviter les surprises.

b. Coûts d’évolutivité

Si l’entreprise se développe ou que ses besoins évoluent, des coûts supplémentaires peuvent apparaître pour adapter les services d’infogérance. Ces coûts peuvent inclure des frais pour l’augmentation de la capacité de stockage, la bande passante supplémentaire, ou l’ajout de nouvelles fonctionnalités.

Solution : Assurez-vous que le contrat d’infogérance prévoit des clauses d’évolutivité avec des coûts transparents. Discutez avec le prestataire des scénarios de croissance et des options disponibles pour éviter des coûts imprévus.

L’externalisation de la gestion IT peut parfois entraîner une perte de contrôle et de visibilité sur les opérations informatiques. Cela peut poser des problèmes, notamment en termes de sécurité, de conformité, et de réactivité.

a. Perte de visibilité sur les opérations IT

Lorsque les systèmes IT sont gérés par un prestataire externe, il peut être difficile pour l’entreprise de garder une visibilité sur les opérations quotidiennes, les performances des systèmes, et les incidents.

Solution : Mettez en place des outils de reporting et de surveillance qui vous permettent de suivre en temps réel les performances des systèmes et les activités du prestataire. Exigez des rapports réguliers et des points de suivi pour rester informé.

b. Dépendance excessive au prestataire

Une trop grande dépendance à un prestataire d’infogérance peut rendre l’entreprise vulnérable, notamment si le prestataire rencontre des difficultés ou si la relation se dégrade.

Solution : Maintenez un certain niveau d’expertise IT en interne pour pouvoir gérer les situations critiques et minimiser les risques liés à une dépendance excessive. Diversifiez les prestataires lorsque cela est possible pour réduire les risques.

La sécurité des données et la conformité réglementaire sont des aspects cruciaux de l’infogérance. Cependant, si ces aspects ne sont pas correctement gérés, ils peuvent entraîner des violations de données, des sanctions légales, et des dommages à la réputation.

a. Manque de garanties en matière de sécurité

Confier vos systèmes à un prestataire externe peut exposer vos données à des risques de sécurité si le prestataire ne met pas en œuvre des mesures de protection suffisantes.

Solution : Évaluez la politique de sécurité du prestataire avant de signer un contrat. Assurez-vous que le prestataire dispose des certifications nécessaires (comme ISO/IEC 27001) et qu’il met en place des mesures de sécurité robustes, comme le cryptage des données et des pare-feu avancés.

b. Non-conformité aux réglementations

Si le prestataire ne respecte pas les normes et réglementations spécifiques à votre secteur (comme le RGPD en Europe), votre entreprise peut en subir les conséquences légales et financières.

Solution : Assurez-vous que le prestataire comprend les exigences réglementaires de votre secteur et qu’il est capable de s’y conformer. Demandez des audits de conformité réguliers pour vérifier que les pratiques du prestataire sont alignées avec les lois en vigueur.

La mise en place d’une infogérance offre de nombreux avantages, mais elle comporte aussi des risques.

En étant conscient des pièges courants — comme le choix inapproprié du prestataire, les contrats mal définis, les coûts cachés, la perte de contrôle, et les problèmes de sécurité — vous pouvez mieux vous préparer et minimiser les risques associés.

Une planification rigoureuse, une communication claire, et une gestion proactive de la relation avec le prestataire sont essentielles pour tirer le meilleur parti de l’infogérance tout en protégeant les intérêts de votre entreprise.